Näin toteutat inventaarion tehokkaammin

Lakisääteisesti inventaario on tehtävä kerran vuodessa tilinpäätöstä varten, mutta moni toteuttaa pienempiä inventaarioita pitkin vuotta, jotta pystyy seuraamaan paremmin varaston todellista tilannetta. Säännöllinen inventointi onkin fiksu valinta, sillä se vähentää hävikkiä, tehostaa toimintaa ja jakaa suurta kertaprojektia pienempiin osiin pitkin vuotta.

Vaikka nykytekniikka luo monipuolisia mahdollisuuksia, hoidetaan inventaario harmillisen monessa yrityksessä yhä käsityönä kynän, paperin ja Excel-taulukon avulla. Vanha tapa verottaa huomattavasti hermoja, työtunteja sekä näiden seurauksena luonnollisesti myös rahaa. Lisäksi riski virheellisiin kirjauksiin moninkertaistuu, kun tietoja joudutaan kirjaamaan ensin paperille ja siirtämään sitten lapulta sähköiseen muotoon. Monesti inventaarion tekoon ei ole varattu myöskään ylimääräisiä resursseja, minkä vuoksi projektiin lähdetään jo valmiiksi stressaantuneina ja kiire takaraivossa. Kuulostaa katastrofin aineksilta – mikä neuvoksi?

Trineria Vaultronilla hoidat inventaarion tehokkaammin

Trineria Vaultron^® on uusi moderni tapa toteuttaa inventaariot ja saada yhdellä klikkauksella reaaliaikaiset raportit varastojen tilanteesta. Kyseessä on ohjelmistotyökalu varastonhallintaan ja kuukausittaiseen inventointiin. Ohjelmisto kehitettiin aitoon tarpeeseen, sillä tehottomat inventointiprosessit vievät aikaa ja syövät turhaan yritykseltä voimavaroja.

Vaikka inventaarioprosessiin kaipaisi muutosta, voi ajatus sähköisen järjestelmän käyttöönotosta tuntua hankalalta. Eikö järjestelmän käyttöönotto ole aikaavievää ja sekavaa? Kuinka luon motivaation oppia käyttämään täysin uutta järjestelmää? Miksi pitäisi muuttaa jotain, joka toimii kuitenkin jollain tasolla? Muutosvastarinta on hyvä tunnistaa, sillä se voi estää tekemästä yrityksen toimintaa tehostavia päätöksiä.

Eräs asiakkaamme on käyttänyt Vaultronia varastonhallinnan ja -seurannan työkaluna pian jo kolme vuotta. Aikaisemmin inventaario tehtiin lakisääteisesti kerran vuodessa. Vaultronin käyttöönoton jälkeen varasto inventoitiin kuukausittain, ja tästä huolimatta järjestelmän käyttöönotto vähensi inventaarion tekemiseen kuluvaa aikaa peräti 74 % perinteiseen käsityönä tehtyyn Exceliin verrattuna. Virheiden määrä väheni, ja reaaliaikaisen seurannan avulla yritys pystyy toimimaan nyt entistä tehokkaammin.

Vaultronin kehityksessä on panostettu toimivuuden lisäksi ennen kaikkea käytettävyyteen. Ohjelmisto on rakennettu käyttäjäystävällisestä näkökulmasta, jotta sen käyttöönotto ja arkipäivän toiminnot olisivat mahdollisimman käteviä. Ohjelmiston avulla voit hoitaa koko inventaarion kätevästi tabletilla. Inventointi sujuu sutjakasti, kun hinnat ja säilytystilojen pohjatiedot ovat jo valmiiksi järjestelmässä. Myös jokaisen tekemäsi inventaarion tiedot jäävät talteen järjestelmään. Tämä tehostaa yrityksesi toimintaa, sillä vähennät turhia ostoja ja hävikkiä, kun olet aina ajan tasalla siitä, mitä varastostasi löytyy jo valmiina.

Inventaarion raportit: osto, myynti ja hävikki

Inventaario tehdään, jotta saadaan selville varaston ajankohtainen tilanne. Vuosittainen inventaario tarvitaan tilinpäätökseen, sillä se vaikuttaa mm. verotukseen. Tämän myötä erilaiset inventaarioraportit nousevat tärkeiksi dokumenteiksi. Tärkeimmät inventaarion tiedot ovat ostot, myynnit ja hävikki.
Vaultron tarjoaa työkalut kaikkien näiden kolmen osa-alueen raportointiin. Hävikin määrää voidaan seurata toimipisteen tai muun sijainnin perusteella, jolloin hävikin vähentämiseen on paremmat edellytykset kokonaiskuvan ollessa tiedossa. Tilanteessa, jossa toimipaikkoja on useita, voidaan raporttiin kerätä tiedot kaikista yksiköistä. Tämä antaa mahdollisuuden esimiehille, aluejohtajille ja toimitusjohtajille seurata esimerkiksi seuraavanlaisia tietoja:

• Paljonko rahaa on kiinni toimipisteen varastossa?
• Paljonko rahaa on sidottu varastoihin yhteensä?
• Onko yksiköiden välillä eroavaisuutta varaston kierron suhteen?
• Kuinka varaudutaan sesonkeihin?
• Onko pääomaa sidottuna liikaa raaka-aineisiin?
• Onko varaston arvo sopiva suhteessa myyntiin?

Koska varaston arvo liittyy oleellisesti myyntikatteeseen, tarjoaa Vaultron työkalun myös todellisen myyntikatteen laskemiseen. Ohjelma ilmoittaa tuloksen sekä euromääräisenä että prosentteina. Varaston arvo ja arvonlisäverolliset hinnat huomioidaan laskutoimituksissa automaattisesti. Nämä ominaisuudet helpottavat sekä sinun että kirjanpitäjäsi työtä. Parhaimmillaan kuukausiraportteja voidaan hyödyntää yrityksen talouden suunnittelussa ja optimoinnissa. Pitkällä tähtäimellä tällä voi olla merkittäviäkin vaikutuksia yrityksen talouteen.

Inventaarion voi tehdä ilman stressiä

Tämän kirjoituksemme tavoite on luoda toivoa siihen, että inventaarion toteuttamisen ei tarvitse raastaa hermoja, vaan sen voi tehdä huomattavasti helpommin ilman stressiä. Modernia teknologiaa ja digitalisaation mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää, sillä ne luovat loputtomasti mahdollisuuksia yrityksen toiminnan tehostamiseen ja kehittämiseen. Inventaario on tästä vain yksi esimerkki, joskin hyvin konkreettinen ja selkeä kokonaisuus, johon nykytekniikka tuo helpostusta.

Yksi ohjelmistokehityksen myyteistä on kallis hintalappu, joka sopii vain suurille konserneille. Kaikki riippuu tietenkin ohjelmiston laajuudesta, mutta Vaultronin tapauksessa olemme pyrkineet luomaan mahdollisimman kustannustehokkaan ratkaisun, joka sopii myös pienempien yritysten tarpeisiin. Ketterä ohjelmistokehitys tarjoaa nimensä mukaisesti ketterän tavan luoda yrityksen prosesseja tehostavia ratkaisuja, räätälöitynä oman yrityksen todellisiin tarpeisiin.