Tiedosta toimintaa ja kilpailukykyä

Moni yritys kerää järjestelmiinsä tehokkaasti dataa eri rajapinnoista kuten asiakkaista, myynnistä, tuotannosta ja talouden luvuista. Harvassa ovat kuitenkin yritykset, jotka tietävät kokonaisuudessaan minkälaista tietopääomaa heillä on. Data on yleensä ripoteltuna yrityksen eri järjestelmiin, jotka eivät keskustele keskenään ja siksi kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa. Oleellista olisikin löytää keinoja, miten kaikkea kerättyä dataa voidaan parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää liiketoiminnassa kilpailukyvyn säilyttämiseksi.

Yritykset, jotka panostavat jatkuvaan kehitykseen ja uuden oppimiseen mukautuvat parhaiten nopeasti muuttuviin toimintaympäristöihin. Avainasemassa on liiketoiminnan digitalisoituminen, mikä toimii kilpailuetuna. Uusia digitalisaation tuomia teknologioita ovat esimerkiksi teollinen internet, robotiikka, tekoäly ja 5G. Digitalisaatio vaikuttaa prosesseihin, työtapoihin ja liiketoimintaympäristöihin. Se vaatii myös uudenlaista ajattelutapaa ja rohkeutta uudistua.

Ajattelu lähtee johdosta, jonka tehtävänä on motivoida työntekijöitä ja tuoda esiin uusien järjestelmien hyöty. Henkilöstön kuuleminen, kouluttaminen ja sitouttaminen kuuluu myös johdolle. Data mahdollistaa päätöksenteon parantamisen, toimintojen ja työnkulun tehostamisen puhumattakaan asiakastyytyväisyyden parantamisesta.

Palvelevatko järjestelmät ihmisiä vai ihmiset järjestelmiä?

Pelkkä datan kerääminen ei kuitenkaan riitä vaan sen on oltava helposti saatavilla ja vielä samasta paikasta. Yrityksen henkilöstön tulee kyetä hyödyntämään dataa fiksusti. Olisi hyvä miettiä, palveleeko järjestelmien käyttö ihmisten tarpeita vai palvelevatko ihmiset järjestelmiä. Järjestelmiin tallennetaan paljon tietoa, mutta dataa ei välttämättä osata valjastaa yrityksen käyttöön parhaalla mahdollisella tavalla.

Tiedon tulee olla aina oikeassa paikassa ja helposti hyödynnettävissä. Kun tieto on käytettävissä saman tien, ei kenenkään tarvitse erikseen työstää Excel-tiedostoja ja raportteja haalimalla dataa eri lähteistä. Tiedon koostamiseen ja siirtämiseen käytetään yrityksissä aivan liikaa aikaa ja rahaa. Yrityksen aivokapasiteettia voidaan hyödyntää järkevästi tuottavaan työhön, kun manuaalinen tiedon kierrättäminen ja lukuisat työvaiheet jäävät pois. Kun data on oikeassa paikassa ja heti käytettävissä, voidaan mahdolliset poikkeamat huomata mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Se taas helpottaa tekemään korjaavia toimenpiteitä, tehostamaan ja jalostamaan omaa liiketoimintaa.

Järjestelmiä käyttäjien ehdoilla

Trineria auttaa asiakkaitaan hyödyntämään olemassa olevia resurssejaan. Integroimme esimerkiksi olemassa olevia järjestelmiä yhteen ja rakennamme puuttuvat palaset. Usein ihmisiä palvelemattomien järjestelmien ongelma ei ole yksittäinen järjestelmä itsessään vaan niiden vajaakäyttö. Lisäksi järjestelmien väliltä puuttuu integraatioita tai avainkomponentteja. Uuden auton ostaminen siksi, että vanhassa on rengas tyhjänä ei ole kannattavaa bisnestä. Sen ymmärtäminen, mitä datallasi ja olemassa olevilla järjestelmillä voidaan saavuttaa, on haastava tehtävä kenelle tahansa. Siksi meidän tehtävänämme on selvittää tämä yhdessä asiakkaan kanssa.

Kerättyä dataa tulisi hyödyntää koko organisaation eikä vain esimerkiksi myynnin hyväksi. Järjestelmien käytettävyys on kaiken A ja O ja siksi otamme käyttäjät mukaan kehitystyöhön. Tuottamamme järjestelmät ovat helppokäyttöisiä ja aidosti tukevat yksittäisen työntekijän työtä eivätkä vaikeuta sitä. Trinerian erikoisosaamista ovat erityisesti ratkaisut, jotka soveltuvat esimerkiksi valmistavaan teollisuuteen ja pk-sektorin yrityksille, jotka haluavat kehittää tiedon hyödyntämistä liiketoiminnassaan.

Helsingin Sanomien Työelämä-liitteessä 18.5.2021 julkaistiin Trinerian artikkeli, missä CEO Leif Setälä ja Trinerian hallituksen puheenjohtaja Tero Huuskola kertoivat ajatuksiaan aiheesta.

In English:

Data acting as drive into action and competitiveness

Several companies efficiently collect data into their systems from various interfaces such as customers, sales, production, and financial figures. However, there are few companies that fully know what kind of knowledge capital they have. Data is often stored into multiple different systems that do not communicate with each other, making it difficult to see the whole picture. It would therefore be essential to find ways to make the best possible use of all the data collected in the business to remain competitive.

Companies that invest in continuous improvement and learning, are best able to adapt to rapidly changing operating environments. The key is the digitalization of the business, which serves as a competitive advantage. New technologies brought by digitalization include the internet of things, robotics, artificial intelligence and 5G. Digitalization affects processes, work practices and business environments. It also requires a new way of thinking and courage to innovate.

It all starts from the company management, who need to motivate employees by highlighting the benefits of new systems. Consultation, training, and engagement of staff is also the responsibility of the management. Data makes it possible to improve decision-making, streamline operations and workflows, not to mention increase of customer satisfaction.

Do systems serve people or do people serve systems?

However, simply collecting data is not enough, it must be easily accessible when and where needed.  Company’s personnel must be able to use the data smartly. It would be good to consider whether the use of the systems serves the needs of the people or whether the people serve the systems. A lot of information is stored in the systems, but it may not be possible to harness it in the best possible way for the company’s use.

The information should always be in the right place and easily accessible. When data is available right away, there is no one need to separately process Excel files and reports by retrieving data from different sources. In turn, it makes it easier to take corrective action, streamline, and refine your own business.

Creating systems on user terms

Trineria helps its customers to leverage their existing resources. For instance, we integrate the existing systems together or implement the missing pieces in the puzzle. Often the problem with systems not serving people is not in individual systems themselves. Instead, the systems are underutilized or are missing integrations or key components in between. Buying a new car because the old one has a flat tire is not good business. Understanding what could be achieved with your data and existing systems is a daunting task for anyone. That’s why it’s our job to find this out together with the customer.

The data collected should be utilized for the benefit of the entire organization and not just for sales, for example. The usability of the systems is the core of everything and that is why we involve users in the development work. The systems we produce are easy to use and genuinely support the work of an individual employee, not complicating it. Trineria’s expertise is especially in solutions that are suitable, for example, for the manufacturing industry and companies in the SME sector. What these companies share together, is the desire to develop the use of information in their business.